Biuro Sage i rozważania nad open space'm

Strona Główna Inspiracje Wnętrza publiczne Biuro Sage i rozważania nad open space'm

Wnętrza publiczne

Warszawskie biuro firmy Sage zostało zaprojektowane i wykończone przez firmę Tetris. Przestrzeń biurową urządzono tak, aby wspomagać komunikację między pracownikami. Nie ma ścianek działowych, ani innych sztucznych barier. Wolna przestrzeń sprzyja zaangażowaniu, interakcjom i współpracy - pracownicy mogą swobodnie wymieniać się pomysłami, a decyzje podejmowane są szybciej. Nowoczesny open space w Sage jest przestrzenią bardzo ciekawą, ale czy każde biuro powinno go mieć?

Pytanie, czy decydować się na taki rozkład czy nie, powinno wynikać z badań nad kulturą i stylem pracy. Bywa, że zamiast lepszej komunikacji, otwarta przestrzeń powoduje chaos i rozdrażnienie. Pracownikom brakuje prywatności, nie mogą się skupić. Efektem jest stres, konflikty i spadek wydajności pracy. Taki stan rzeczy wynika z błędów na etapie przygotowania do zmiany.

Rozmawiaj z pracownikami

Podstawą przy planowaniu powinna być rozmowa nie tylko z zarządem, ale przede wszystkim – pracownikami. Jest dziś na rynku kilka dobrych narzędzi, niektóre z ich online, które pomagają działom HR i zarządom zbadać zapotrzebowania zespołu na konkretny typ przestrzeni. W takich konsultacjach badane są takie kwestie, jak styl pracy, komunikacja między poszczególnymi departamentami oraz preferencje poszczególnych osób. Może się okazać, że pomysł wprowadzenia open space'u jest zbyt drastyczny i nie da się go zrealizować. Przykładem są prawnicy, księgowi, działy HR czy niektóre zespoły analityków czy kosztorysantów, którzy potrzebują pracować w dużym skupieniu lub prywatności. Ankiety należy przeprowadzać z największą starannością i z dużym wyprzedzeniem. Na przykład podczas realizacji przez Tétris nowego biura, przed rozpoczęciem budowy pracownicy odpowiadali na pytania, jak powinna wyglądać nowa przestrzeń. Dzisiejszy projekt biura jest dokładnym odzwierciedleniem tych potrzeb.

Stwórz program adaptacji do zmian, czyli change management

Aranżacja nowej powierzchni musi być bardzo przemyślana i wynikać z naturalnej kultury pracy. Istotne jest, w jaki sposób działy i osoby sadzane są wokół siebie. A przede wszystkim - jak przeprowadzany jest proces adaptacji do zmian – tzw. change management. Błędnym założeniem jest to, że kultura pracy w firmie zmieni się samoistnie - niektórzy to zaakceptują, dla innych będzie to duży problem. Zatem słysząc głosy „ojej, będziemy teraz w open...” warto rozmawiać o tym wcześniej, pokazywać zalety i przykłady na bazie innych, podobnych realizacji. Zadaniem change management jest „uczenie” pracowników, jakie możliwości oferuje nowa przestrzeń.
Na przykład w open space można od razu konsultować swoje pomysły z innymi, ludzie lepiej się znają i szybciej rozwiązują problemy. Warto pokazać, że przestrzenie relaksu są często miejscem organizacji imprez integracyjnych, formalnych czy nieformalnych, np. „zostańmy po godzinach na mecz” czy „zapraszam do kantyny na ciasto”. Ważna jest też nauka nowej etykiety - na przykład, że na otwartej przestrzeni nie należy głośno rozmawiać przez telefon (muszą być w tym celu przygotowane specjalne, małe salki) czy jeść przy biurku aromatycznych potraw.
Zmiana siedziby to też dobry moment na wdrażanie innowacji – na przykład, wraz z przeprowadzką do nowej przestrzeni, można wprowadzić politykę clean desk (czyste biurko), lockersy (szafki do chowania swoich rzeczy osobistych pod koniec pracy) czy segregację odpadów (kilka dużych koszy z segregacją odpadów w open space, zamiast pojedynczych przy biurkach).

Dobrze rozplanuj przestrzeń socjalną

Jeśli decydujemy się na open space, konieczne jest zapewnienie pracownikom różnorodnych miejsc do pracy i relaksu. Mowa tu na przykład o kuchniach, które mogą być wyposażone w sofy i stoliki, o tzw. budkach telefonicznych, czyli małych pokoikach do głośnych rozmów telefonicznych, a także o tzw. bibliotekach, czyli pomieszczeniach do pracy w ciszy i skupieniu.
Wzorem skandynawskim rozwija się u nas trend, że biuro ma bardziej przypominać dom. Ma to wyraz w wykończeniu przestrzeni, gdzie dominują miękkie tkaniny, filcowe i drewniane wykończenia, żywe kolory, makatki, dywaniki, pufy. Jesteśmy zarazem świadkami szerszej rewolucji kulturowej i przestrzennej.
Obserwujemy otwartość na łączenie życia domowego z biurowym, np. przyprowadzanie zwierząt do pracy, specjalne kąciki dla dzieci. Uciekamy tym samym od odczłowieczenia tej przestrzeni. Korporacje odchodzą od sztywnego dress code, widzimy kolczyki w nosie, ciekawe stroje, jest więcej luzu, ale też więcej miejsca na kreację i indywidualność. Pracodawcy chcą, aby ludzie czuli się szczęśliwi w swoich miejscach pracy.

Jednym z bardziej modnych rozwiązań są dziś hot deski, czyli biurka, które nie są przypisane do konkretnych pracowników. Są przydatne dla tych, którzy często są w delegacjach lub pracują na odległość. Dużą popularnością cieszą się też wśród osób kreatywnych, potrzebujących zmiennych bodźców.

W niedawno ukończonym przez Tetris biurze Sage stworzono miejsca z mnóstwem puf, kanap i niskich stolików. W designie zaproponowano szereg motywów, które wprowadzają luźny charakter tej przestrzeni. Zaprojektowano tu dodatkowe stanowiska do pracy, którymi są rowery. Mają podłączenie do prądu, dzięki czemu jadąc można tu podładować laptopa czy telefon. Wszystko po to, aby wywołać w pracownikach pozytywne skojarzenia i dobre emocje, które skutecznie rozładowują stres czy łamią monotonię.

Wykonanie niektórych zadań w pracy wymaga pełnej ciszy i skupienia. Z myślą o takich sytuacjach w nowym biurze Sage zaaranżowano tzw. strefy ciszy, czyli pomieszczenia, w których można na kilka godzin odizolować się od firmowego życia i skoncentrować jedynie na wykonaniu indywidualnego zadania. W strefie cichej pracy nie można rozmawiać przez telefon ani dyskutować, każdy pracuje w skupieniu.